Графики ресторанов и кафе — смены и биржа подмен
Ресторанный бизнес требует особого подхода к планированию: высокая текучка кадров, частые подмены официантов, ночные смены кухни, пиковые нагрузки. Excel не справляется с динамикой ресторанных графиков. ShiftBox помогает держать график под контролем и фиксировать все изменения в одном месте. Вместо автоматических «умных» замен в системе есть биржа смен: сотрудники предлагают и берут смены, а менеджер утверждает подмены.
💡 Пример: Официант заболел за час до смены в пятницу вечером в ресторане Санкт-Петербурга – самое загруженное время. Менеджеру не нужно собирать подмену в десятке чатов: смена появляется на бирже смен, коллеги могут взять её, а менеджер одним действием утверждает замену и обновляет график. Все видят актуальное расписание, без автоматических решений за менеджера.
Основные проблемы графиков ресторанов
Если вы управляете рестораном или кафе, вы наверняка сталкивались с этими проблемами
Текучесть кадров
В ресторанном бизнесе высокая текучка: сотрудники часто увольняются, нужно быстро находить замены. График постоянно меняется, в Excel сложно отслеживать все изменения. При каждом увольнении нужно вручную пересчитывать весь график, что занимает 2–3 часа. Например, официант уволился в середине месяца, и его смены нужно распределить между остальными 15 официантами так, чтобы никто не переработал и все смены были закрыты, особенно в выходные дни.
Частые замены официантов
Официанты часто просят замены из-за личных обстоятельств или болезни. Нужно быстро найти замену, пересчитать график, уведомить всех. Процесс занимает 30–60 минут каждую замену. При частых заменах это становится постоянной проблемой, отнимающей много времени. Например, официант заболел за час до смены в пятницу вечером (самое загруженное время), менеджеру нужно срочно найти замену, обзвонить всех свободных официантов, пересчитать график и уведомить кухню и администратора.
Ночные смены кухни
Кухня часто работает до поздней ночи, требуются ночные смены поваров. Нужно правильно распределить ночные смены, учесть коэффициенты, проверить нормы ТК РФ. Вручную легко ошибиться в расчете ночных доплат, что приводит к конфликтам с персоналом. Например, повар работает с 18:00 до 2:00, из которых 4 часа (с 22:00 до 2:00) считаются ночными и требуют доплаты 20%. В Excel легко забыть учесть эти ночные часы при расчете зарплаты.
Пиковые нагрузки
В выходные и праздники нагрузка на ресторан резко возрастает. Нужно быстро увеличить количество сотрудников, пересчитать график. В Excel это занимает 3–4 часа. Легко забыть учесть все факторы, что приводит к недокомплекту в пиковые дни. Например, в обычный день достаточно 4 официантов, но в субботу вечером нужно 8 официантов. Менеджер забыл добавить дополнительных официантов – зал переполнен, обслуживание страдает, гости недовольны.
Учет переработок
Официанты получают чаевые, повара работают по сменным ставкам, бармены работают по гибкому графику. Учет часов барменов особенно важен, так как они часто работают в ночные смены и выходные. Нужно правильно учесть все факторы при расчете зарплаты. В Excel легко ошибиться. При большом количестве сотрудников расчет занимает часы и чреват ошибками.
Много времени на планирование
Составление графиков ресторана в Excel занимает 8–10 часов каждую неделю. Нужно распределить смены, учесть текучку, замены, пиковые нагрузки. Это отнимает время, которое можно потратить на управление рестораном и работу с гостями.
Как ShiftBox решает проблемы ресторанных графиков
Автоматизация планирования ресторанных графиков с учетом текучки и пиковых нагрузок
Биржа смен для подмен
Вместо автоматического подбора замен в ShiftBox есть биржа смен: сотрудники могут выставлять смены на подмену или брать дополнительные смены, если хотят подработать. Менеджер видит заявки и утверждает подмены, после чего график обновляется для всех. Процесс занимает минуты, но контроль остаётся за менеджером.
✓ Подмены под контролем менеджера
Учет текучки кадров
При увольнении или уходе сотрудника вы вручную перераспределяете его смены между командой в общем календаре. ShiftBox показывает, где после перераспределения возможны переработки и какие дни остаются пустыми.
Планирование пиковых нагрузок
ShiftBox даёт наглядный календарь по дням недели и часам. Менеджер сам решает, на какие дни и часы добавить людей, а система аккуратно фиксирует изменения и помогает видеть картину по залу, кухне и бару без Excel.
✓ Быстрое масштабирование графика
Учет ночных смен кухни
Система автоматически определяет ночные смены поваров, применяет ночные коэффициенты при расчете зарплаты. Все расчеты прозрачны. Никаких ошибок в расчете ночных доплат.
✓ Автоматический расчет ночных доплат
Учет чаевых и сменных ставок
В ShiftBox удобно учитывать переработки официантов, поваров и барменов: система фиксирует все отработанные часы по сменам, показывает превышение нормы и помогает не допускать перегрузки сотрудников. Отчёты по переработкам можно выгрузить и использовать в вашей учетной системе при расчёте зарплаты и доплат.
✓ Гибкий учет всех факторов
Прозрачность для сотрудников
Каждый сотрудник видит свой график, отработанные часы и расчет зарплаты через персональную ссылку. Может запросить замену прямо в системе. Вопросов стало на 75% меньше.
✓ Самообслуживание для сотрудников
Ключевые параметры ресторанных графиков
Что важно контролировать при высокой текучке и пиковых нагрузках
Разделение графиков по ролям
Менеджеру проще увидеть, где не хватает людей именно на кухне или в зале.
Биржа смен вместо автозамен
Сотрудники могут выставлять свои смены на биржу и брать подработки. Система не выбирает замену сама: менеджер утверждает заявки и контролирует, кто выйдет на смену.
Учет ночных часов и переработок
В графике видно, какие часы попадают в ночной интервал и где у сотрудников набегают переработки. Эти данные можно использовать при расчете зарплаты и доплат в учетной системе.
Пример использования: ресторан с автоматизацией графиков
Реальная история успеха внедрения ShiftBox для автоматизации ресторанных графиков
Пример условный, цифры приведены для иллюстрации эффекта и могут отличаться в реальных условиях.
Ситуация до внедрения:
Ресторан с 20 официантами и 8 поварами работает с 10:00 до 2:00. Менеджер тратил 8 часов в неделю на планирование графиков в Excel. Постоянно были замены, высокая текучка, сложно было учесть все факторы. При увольнении сотрудника нужно было вручную пересчитывать весь график, что занимало 2–3 часа. Официанты постоянно просили замены, каждая замена занимала час времени. Особенно сложно было в выходные дни, когда нужно было увеличить количество официантов с 4 до 8, и в ночные смены, когда кухня работает до 2:00 и нужно правильно учесть ночные доплаты поварам. Часто возникали конфликты из-за неправильного расчета ночных доплат.
Решение:
Внедрили ShiftBox. Настроили графики для официантов и поваров, ночные коэффициенты. Система автоматически пересчитывает график при заменах. Сотрудники получили доступ к своему графику через персональные ссылки.
Результат:
- ✓ Время на планирование сократилось с 8 часов до 30 минут в неделю — экономия 30 часов в месяц
- ✓ График остается актуальным даже при высокой текучке — при увольнении замена занимает 10 минут вместо 2–3 часов
- ✓ Сотрудники видят график в реальном времени — вопросов стало на 75% меньше
- ✓ Пиковые нагрузки планируются за 15 минут вместо 3–4 часов — нет риска недокомплекта в выходные
Начните автоматизировать графики ресторана уже сегодня
Попробуйте ShiftBox бесплатно и убедитесь, как просто может быть автоматизация ресторанных графиков
Экономьте до 30 часов в месяц на планировании графиков
Попробуйте ShiftBox бесплатно 14 дней. Настройте графики ресторана за 5 минут и убедитесь, как просто может быть автоматизация ресторанных графиков. Никаких рисков — полный доступ ко всем функциям.
Попробовать бесплатно 14 днейЧасто задаваемые вопросы о графиках ресторанов
Ответы на самые популярные вопросы об автоматизации ресторанных графиков
Как ShiftBox помогает при высокой текучке кадров? ▼
ShiftBox помогает не потерять ни одну смену, показывает, где после перераспределения возможны переработки и какие дни остаются пустыми. График остаётся под контролем даже при высокой текучке.
Как в ShiftBox работают подмены официантов? ▼
В ShiftBox есть биржа смен: сотрудники могут выставлять смены на подмену или брать дополнительные смены, если хотят подработать. Менеджер видит заявки и утверждает подмены, после чего график обновляется для всех, а контроль остаётся за менеджером.
Можно ли планировать пиковые нагрузки в ShiftBox? ▼
ShiftBox даёт наглядный календарь по дням недели и часам: вы видите загрузку по залу, кухне и бару. Менеджер сам решает, на какие дни и часы добавить людей, а система аккуратно фиксирует все изменения и помогает избежать недокомплекта в пиковые вечера и выходные.
Как ShiftBox помогает учитывать переработки сотрудников? ▼
В ShiftBox удобно учитывать переработки официантов, поваров и барменов: система фиксирует все отработанные часы по сменам и показывает превышение нормы. Эти данные можно выгрузить в отчёты и использовать при расчёте зарплаты и доплат в вашей учётной системе.
Учитывает ли система ночные смены кухни? ▼
Кухня в ресторане часто работает до поздней ночи. ShiftBox помогает увидеть, какие часы попадают в ночной интервал и где у сотрудников набегают ночные часы. Эти данные можно использовать при расчёте ночных доплат и контроле соблюдения норм ТК РФ.
Могут ли сотрудники сами запрашивать замены? ▼
Сотрудники видят свой график и отработанные часы через персональную ссылку и могут запросить замену прямо в системе. Менеджер получает запрос и утверждает или отклоняет его одним действием, сохраняя контроль над графиком и снижая количество вопросов от команды.
Узнайте больше о ShiftBox
ShiftBox — это не только автоматизация графиков ресторанов. Система поддерживает любые форматы работы
Все возможности ShiftBox
ShiftBox поддерживает любые форматы смен, автоматический расчет зарплаты, интеграции с учетными системами и многое другое. Узнайте обо всех возможностях системы.
Подробнее о ShiftBox и всех возможностяхИнструменты ShiftBox
Полезные инструменты для быстрого расчета и планирования без регистрации.